Klachtenregeling – OVENA

Bij OVENA vinden wij een zorgvuldige dienstverlening belangrijk. Toch kan het voorkomen dat je niet tevreden bent. In dat geval horen wij dat graag en behandelen wij je klacht volgens onderstaande procedure.

Deze klachtenregeling heeft betrekking op klachten over ons eigen handelen en onze dienstverlening.

1. Voor wie is deze klachtenregeling bedoeld?

Deze regeling geldt voor:

• Opdrachtgevers van OVENA (bedrijven/organisaties)

• Personen die in het kader van onze dienstverlening met ons in contact staan (zoals werknemers van opdrachtgevers), voor zover de klacht betrekking heeft op het handelen van OVENA

Deze regeling ziet niet op:

• Arbeidsrechtelijke beslissingen van de werkgever (zoals loonopschorting, sancties of beëindiging van dienstverband)

• Interne beleidskeuzes of personeelsbeleid van de werkgever

Dergelijke onderwerpen vallen onder de verantwoordelijkheid van de werkgever.

2. Waarover kun je een klacht indienen?

Je kunt een klacht indienen over bijvoorbeeld:

• De wijze waarop wij communiceren

• De zorgvuldigheid van onze werkwijze

• De professionaliteit of objectiviteit van onze dienstverlening

• Het niet naleven van gemaakte afspraken

Een klacht gaat altijd over ons handelen en niet over de inhoud van besluiten die door de werkgever worden genomen.

3. Hoe kun je een klacht indienen?

Je kunt je klacht schriftelijk indienen via:

E-mail: info@ovena.nl
Onderwerp: Klacht – OVENA
Inhoud:

• Je naam en contactgegevens

• Een duidelijke omschrijving van de klacht

• De datum(s) waarop de situatie betrekking heeft

• Eventuele relevante documenten

4. Behandeling van je klacht

Wij hanteren de volgende stappen:

Stap 1 – Ontvangstbevestiging

Binnen 5 werkdagen na ontvangst van je klacht ontvang je een bevestiging per e-mail.

Stap 2 – Beoordeling

Je klacht wordt beoordeeld door een daartoe aangewezen functionaris binnen OVENA die niet direct bij de betreffende kwestie betrokken was.
Wij onderzoeken de feiten en beoordelen of er zorgvuldig is gehandeld binnen onze rol en verantwoordelijkheden.

Stap 3 – Reactie

Binnen 4 weken ontvang je een inhoudelijke, schriftelijke reactie.
Indien meer tijd nodig is, informeren wij je hierover gemotiveerd.

5. Afbakening van onze rol

OVENA verricht casemanagement- en advieswerkzaamheden. Wij:

• adviseren en begeleiden;

• leveren geen bindende besluiten over arbeidsrechtelijke maatregelen.

Besluiten zoals loonopschorting, sancties of andere rechtspositionele maatregelen worden altijd genomen door de werkgever.
Klachten over dergelijke besluiten dienen bij de werkgever te worden ingediend.

6. Vervolg bij ontevredenheid

Ben je niet tevreden over de afhandeling van je klacht, dan kun je dit schriftelijk kenbaar maken. Je klacht wordt dan opnieuw beoordeeld.

Indien van toepassing kun je daarnaast gebruikmaken van externe of onafhankelijke instanties, afhankelijk van de aard van de klacht en de geldende wet- en regelgeving.

7. Privacy

Bij de behandeling van klachten verwerken wij persoonsgegevens. Dit doen wij conform onze privacyverklaring. Gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het afhandelen van de klacht en niet langer bewaard dan noodzakelijk.

8. Contact

Oosterink Verzuim & Advies B.V. (OVENA)
Binnendelta 4J, 1261 WZ Blaricum
KvK: 72821620
E-mail: info@ovena.nl