Wet verbetering poortwachter: stappenplan voor werkgevers

Wanneer een werknemer ziek uitvalt, krijgt een werkgever vrijwel direct te maken met de Wet verbetering poortwachter. Deze wet verplicht werkgevers en werknemers om samen actief te werken aan re-integratie.

Het doel van de wet is simpel: werknemers zo snel mogelijk, maar vooral verantwoord, laten terugkeren naar werk.

In de praktijk merken veel werkgevers dat dit traject best complex kan zijn. Er zijn verschillende verplichtingen, deadlines en documenten waar rekening mee gehouden moet worden. Veel werkgevers vragen zich daarom af: wanneer moet je precies wat doen?

Hieronder leggen we het traject stap voor stap uit.

De ziekmelding

Het traject begint bij de ziekmelding van de werknemer. De werknemer meldt zich ziek volgens de procedure die binnen het bedrijf geldt. Als werkgever registreer je deze ziekmelding en start het verzuimproces.

Vanaf het eerste moment is het belangrijk om contact te houden met de werknemer. Niet om medische details te bespreken, maar om betrokken te blijven en te kijken wat er nodig is richting herstel en werkhervatting.

De probleemanalyse

Als een werknemer langer ziek blijft, komt de company doctor in beeld. Uiterlijk in week zes van het verzuim stelt de company doctor een probleemanalyse op.

In deze analyse wordt gekeken naar de belastbaarheid van de werknemer, de mogelijkheden om werkzaamheden uit te voeren en de verwachting van het herstel. Ook wordt beoordeeld welke stappen richting werkhervatting mogelijk zijn.

Deze probleemanalyse vormt de basis voor het verdere re-integratietraject.

Het plan van aanpak

Binnen twee weken na de probleemanalyse stellen werkgever en werknemer samen een plan van aanpak op.

In dit plan wordt vastgelegd welke stappen er worden gezet om terugkeer naar werk mogelijk te maken. Denk bijvoorbeeld aan aangepaste werkzaamheden, een opbouw in uren of andere vormen van begeleiding.

Tijdens het traject wordt het plan regelmatig geëvalueerd. Wanneer de situatie verandert, kan het plan ook worden aangepast.

Re-integratie in het eerste ziektejaar

In het eerste ziektejaar ligt de focus vooral op terugkeer binnen de eigen organisatie. Dit wordt ook wel spoor 1 genoemd.

Samen met de werknemer kijk je als werkgever welke werkzaamheden nog wel mogelijk zijn. Soms kan iemand gedeeltelijk terugkeren in de eigen functie. In andere gevallen wordt tijdelijk aangepast werk gezocht binnen de organisatie.

Regelmatig contact en evaluaties zijn in deze fase belangrijk om te beoordelen of de re-integratie nog op de juiste koers ligt.

De eerstejaarsevaluatie

Rond week 52 vindt de eerstejaarsevaluatie plaats. Op dat moment wordt uitgebreid gekeken hoe het re-integratietraject tot nu toe is verlopen.

Tijdens deze evaluatie wordt beoordeeld of terugkeer binnen de eigen organisatie nog realistisch is. Wanneer dat niet het geval lijkt, kan er worden gestart met een tweede spoor traject. In dat traject wordt gekeken naar mogelijkheden bij een andere werkgever.

De WIA-aanvraag

Wanneer een werknemer bijna twee jaar ziek is, wordt de WIA-aanvraag voorbereid. De werknemer dient de aanvraag in bij het UWV.

Daarbij wordt ook een re-integratieverslag ingediend. In dit verslag staat beschreven welke stappen werkgever en werknemer hebben genomen tijdens het ziekteproces.

Het UWV beoordeelt vervolgens of beide partijen voldoende hebben gedaan om terugkeer naar werk mogelijk te maken.

Het risico op een loonsanctie

Als het UWV oordeelt dat er onvoldoende re-integratie-inspanningen zijn geleverd, kan een loonsanctie worden opgelegd.

Dit betekent dat de werkgever het loon van de werknemer maximaal één jaar langer moet doorbetalen. Dat is een risico dat werkgevers uiteraard willen voorkomen.

Een zorgvuldig opgebouwd dossier en een goed begeleid re-integratietraject zijn daarom van groot belang.

Goede verzuimbegeleiding maakt het verschil

De Wet verbetering poortwachter vraagt om een gestructureerde aanpak en duidelijke documentatie. Wanneer stappen te laat worden gezet of onvoldoende worden vastgelegd, kan dat later problemen opleveren.

Met goede verzuimbegeleiding blijft het proces overzichtelijk en worden de juiste stappen op het juiste moment gezet. Dat helpt werkgevers om grip te houden op het traject en te voldoen aan de eisen van het UWV.