Verzuimdossier niet compleet – wat nu?

Wanneer een werknemer langere tijd ziek is, moet u als werkgever een verzuimdossier opbouwen.
Dit dossier laat zien dat u zich voldoende heeft ingespannen voor de re-integratie van de werknemer. Wanneer het dossier niet compleet is, kan dit grote gevolgen hebben. Het UWV kan bijvoorbeeld een loonsanctie opleggen, waardoor u het loon langer moet doorbetalen.

Veel werkgevers merken pas laat dat het dossier niet op orde is. Daarom is het belangrijk om te weten wat er precies in moet zitten.

Waarom een compleet verzuimdossier belangrijk is

Volgens de Wet verbetering poortwachter moet u kunnen aantonen dat u alles heeft gedaan om de werknemer weer aan het werk te krijgen.
Het UWV beoordeelt dit wanneer een werknemer een WIA-uitkering aanvraagt.

Het UWV kijkt dan onder andere naar:

• welke stappen zijn gezet

• of adviezen van de company doctor zijn gevolgd

• of het plan van aanpak is bijgehouden

• of tijdig naar spoor 2 is gekeken

• of er voldoende contact is geweest met de werknemer

Wanneer deze informatie ontbreekt, kan het UWV oordelen dat de begeleiding niet goed is uitgevoerd.

Wat moet er in een verzuimdossier zitten?

Een volledig dossier bevat in ieder geval:

• probleemanalyse van de company doctor

• plan van aanpak

• evaluaties van de voortgang

• verslagen van gesprekken

• bijstellingen van het plan van aanpak

• eerstejaarsevaluatie

• rapportages van re-integratie activiteiten

• verslag van een eventueel spoor 2 traject

Ook moet duidelijk zijn dat u als werkgever actief regie heeft gevoerd.

Wat gebeurt er als het dossier niet compleet is?

Wanneer het dossier onvoldoende is, kan het UWV een loonsanctie opleggen.
Dit betekent dat u het loon van de werknemer langer moet doorbetalen, soms tot een jaar extra.

Een loonsanctie wordt vaak opgelegd wanneer:

• spoor 2 te laat is gestart

• adviezen van de company doctor niet zijn gevolgd

• afspraken niet zijn vastgelegd

• er te weinig contact is geweest

• het plan van aanpak niet is bijgewerkt

Dit kan grote financiële gevolgen hebben.

Hoe voorkomt u problemen met het verzuimdossier?

Een goed verzuimdossier ontstaat niet vanzelf.
Het vraagt om duidelijke regie, tijdige acties en correcte verslaglegging.

Belangrijk is dat:

• alle stappen volgens de Wet verbetering poortwachter worden gezet

• adviezen van de company doctor worden opgevolgd

• het dossier regelmatig wordt gecontroleerd

• op tijd wordt beoordeeld of spoor 2 nodig is

• alle afspraken worden vastgelegd

Wanneer dit niet goed gebeurt, ontstaat vaak pas laat duidelijkheid.

Goede verzuimbegeleiding voorkomt een loonsanctie

In de praktijk blijkt dat veel problemen ontstaan doordat er geen duidelijke regie is over het dossier.
Door het traject goed te begeleiden en regelmatig te controleren of alles compleet is, voorkomt u dat het UWV later oordeelt dat u onvoldoende heeft gedaan.

Met professionele casemanagement blijft het overzicht behouden en voldoet u aan de verplichtingen van de wet.